2008年11月15日土曜日

第二回 米国ビジネスemailを書き始めるに際してのエトセトラ

米国でのビジネスemailは「格式ばらず、かつ簡潔に」が原則です。これは一日に多くのメールが行きかうことから、読み書き時間の節約のためと米国人特有のフランクさから来るものと思います。

1.呼びかけ
メールの文頭に来る受取人への呼びかけは、格式ばった、[Dear Mr.(or Ms.)~]ではなく、[First Name,]が多く使われます。

例えばBenにメールを出す場合は、
Ben,

BenとDave2名に出す場合は、
Ben & Dave,
となります。

ただし、お客様や上司にメールを書く場合はDear Mr.(or Ms.)~で始める方が良いでしょう。ここで気をつけることは Mr.(or Ms.)の後に付けるのはFirst NameではなくLast Nameが一般的です。なお、お客様や上司でも親密度が増せば、 First Nameのみでの呼びかけになります。

2. 呼びかけに続く文章は?

米国のビジネスメールでは長い挨拶は抜きで本題に入るケースが多いですが、そうは言っても、初めてメールを出す場合や、先方がくれたメールに返信する場合、謝りたい場合などには簡単に挨拶をしたり、気持ちを記します。

□ 初めての人にメールを出す場合:Hello, my name is Yuki at ABC. I am writing this mail because~
(こんにちわ。私はABC会社のYukiと申します。~のためにこのメールを書いてます。)

□メールをもらってそれに返信する場合:Thanks for the mail.
特定のメールですからthe mail となります。因みに複数の事象に感謝を述べる場合は、Many thanks for~,日本語でいうと、色々ありがとう となります。

□大事な点を言いそびれた場合: Sorry, I should have mentioned that.(その点を述べるべきでした・・仮定法過去完了です)

なお、参考までに情報等を送る場合は、For your Informationと書きますが、多くの場合, FYI と略されます。


3. 以上を総合すると次のようなメールの出だしとなります。


<既存の取引先や同僚等、既知の人に出す場合>
Ben,
Thank you for the mail. I should have mentioned that point at the meeting. FIY, I will update the current marketing strategy.
メールありがとうございます。その点についてはあの会議で私が述べるべきでした。ご参考までに現在のマーケティング戦略の最新版をお知らせします。


<製品の売り込み等で、初めての相手に出す場合>
Dear Mr.Paulson,
Hello, My name is Yuki Kubo, the vice president of Sales Department at ABC company and writing this mail because you may have an interest in our new product.
こんにちわ。私はABC社の販売担当副社長のYuki Kuboです。貴職が当社の新製品に興味をお持ちと思いこのメールを書いています。

Coffee Break
Smileys (顔文字)表現
日本でも友人同士のメールで顔文字が使われますが、米国でも同様に次のような顔文字があります。
ただし、妙なことに、顔字が横になっています。仕事のメールで使うと、ふざけたヤツと思われますので使わないことをお勧めします。
               

:-)    Smile   
;-)    Wink   
:-(    Frown(不満)          
:-o     Shocked(ショックだ)
:-\    Puzzled (困ったな)
:-/    Skeptical (嘘でしょ)
:-I    Indifferent(どっちでもいいゾ)
:'-(   Crying(泣ける)                        
                 

                                        
           

2008年11月12日水曜日

第一回 E--Mailの宛先の使い方

まず、ビジネス英語の書き方を始める前に、メールの機能を簡単に知っておきましょう。

1.To: Cc: Bcc:とは?
e-mailの直接の宛先はご存じのようにTo: 以下の欄に書きます。その他にCc :とBcc:というのがあります。CcとはCarbon copyの略です。Ccでメールを送られた人の名前とアドレスはメール上に表示され、誰がこのメールを受け取っているのか全員に分かります。BccとはBlind carbon copyの略です。 bccでメールを送られた人の名前やアドレスは、メール上に表示されず、受取人は誰が自分の他にメールを受け取っているのかが分かりません。

ご参考までにcarbon copyと言う言い方は、昔、直接の受取人以外に通信文を渡す必要がある場合は、カーボン紙でコピーして渡していたことに由来するようです。



2. To:, Cc:, Bcc:の使い方
Cc:でメールを送る意味は「参考までに送りますから知っておいてください」と言った意味合いです。従って、メールに対応する責任は、まずTo:で送られた直接の受取人にあるというのが共通の認識です。組織で案件を進める時や後日問題になりそうな話などは、早い段階から多くの関係者や上司にCc:で送っておく方が、後々説明が不要となり便利です。また、 Ccを有効に使えば、大切な商談や情報を直接の担当者に握りつぶされることもなくなります。


Bcc:を使うのは、To:やCc:の送り先に、Bcc:で送る人を隠したい場合です。社外宛てのメールでは往々にしてこの機能を使う場合があります。



米国では、メールのやりとりは論理と説得力を争う戦いの場ともなります。例えば、営業方針で販売担当者と企画担当者の意見が違いがあり早急に結論を出す必要がある場合など,メール上で論戦を挑みます。これはまるでCc:を観客としたボクシングの試合を見る感があります。多くの場合勝ち負けはハッキリします。悔しさを表すためか、敗色濃い一方の側から来た最後のメールがただ一言、"Thank you"と大きな文字で書かれていたことは今も鮮明に覚えています。



 Coffee Break


私が住んでいたところは米国コネチカット州(Connecticut)にあるニューヘブン(New Haven)という町です。ここにはYale Universityがありますが、校舎が町中に点在しており、町が大学そのものです.



この町には全米一おいしいと言われるピザ屋さんが3っ(?)もあります。ご参考までにその名前とアドレスを記します。New YorkのManhattanからも電車で2時間くらいでNew Havenへ行けますので機会がありましたらぜひどうぞ。 New Havenの駅前ではいつもタクシーが拾えます。